Przetwarzanie danych osobowych – Spółdzielnia Mieszkaniowa Barycz w Miliczu

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art.13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanym RODO:

Administrator Danych Osobowych (ADO)	Administratorem Państwa danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Barycz” z siedzibą w Miliczu Może się Pani/Pan z nami skontaktować w następujący sposób: listownie na adres: ul. Kopernika 29, 56-300 Milicz przez e-mail: smbarycz@post.pl telefonicznie: 71 38 31 239
Inspektor Ochrony Danych	Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Inspektor to osoba, z którą mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z przysługujących Państwu praw związanych z przetwarzaniem danych. Z Inspektorem mogą się Państwo kontaktować w następujący sposób: listownie na adres: ul. Kopernika 29, 56-300 Milicz przez e-mail: iod@smbarycz.pl telefonicznie: 71 38 31 239 wew. 109
Cel i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych	Przetwarzanie Państwa danych odbywać się będzie w następujących celach: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO używania danych osobowych zwykłych udostępnionych przez Państwa na podstawie Państwa dobrowolnej zgody (np. numer telefonu, adres e-mail), Art. 9 ust. 2 lit. a) RODO używania przekazanych przez Państwa dokumentów zawierających dane o charakterze danych szczególnych kategorii (np. zaświadczenia o stanie zdrowia) wyłącznie w pierwszej fazie postępowania wewnątrzspółdzielczego na podstawie Państwa zgody, Art. 6 ust. 1 lit b) RODO podjęcia przez Administratora czynności i działań zgłoszonych na Państwa żądanie przed zawarciem umowy, podjęcia niezbędnych czynności i działań związanych z zawarciem przez Państwa umowy z Administratorem, podjęcia i realizacji niezbędnych czynności i działań związanych z wykonaniem zawartej z Administratorem umowy, w związku z którą dane osobowe zostały przekazane do Administratora, np. w celu nawiązania relacji w ramach umowy o współpracy, najmu, zlecenia lub innej umowy handlowej, w zależności od okoliczności. Art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO wykonywania przez Administratora działalności statutowej, ustawowej, gospodarczej oraz świadczenia innych usług w ramach realizacji umów zawartych z członkami Spółdzielni lub osobami niebędącymi członkami Spółdzielni lub w celu realizacji działań wykonywanych na życzenie ww. podmiotów przed lub w związku z zawarciem umowy, weryfikacji tożsamości członków Spółdzielni oraz osób niebędących członkami Spółdzielni i osób ich reprezentujących, wypełniania obowiązków związanych z monitorowaniem terminowości spłat należności. Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO ustalenia i dochodzenia własnych roszczeń lub obrony przed zgłoszonymi roszczeniami, w tym roszczeniami związanymi z prowadzoną przez Spółdzielnię działalnością statutową, ustawową oraz gospodarczą (m.in. windykacja, egzekucja wierzytelności), w celach archiwalnych (dowodowych) będących realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, raportowania wewnętrznego, w tym. pomiędzy organami Spółdzielni, spełnienia spoczywających na Spółdzielni wymogów prawnych i regulacyjnych, takich jak m.in. udzielenie odpowiedzi na oficjalne zapytania kierowane przez należycie umocowany organ publiczny lub sądowy, wykonywania obowiązków zgodnie z ustawodawstwem podatkowym. Art. 6 ust. 1 lit. d) RODO ochrony Państwa żywotnych interesów, np. w sytuacjach losowych związanych z nadzwyczajnymi sytuacjami humanitarnymi, a w szczególności z klęskami żywiołowymi i katastrofami spowodowanymi przez człowieka, oraz w przypadkach konieczności ratowania życia, zdrowia, a także ochrony majątku. Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO dbałości o mienie i bezpieczeństwo w zasobach Spółdzielni poprzez system rejestracji obrazu (monitoring wizyjny), zabezpieczania i wydawania uprawnionym osobom i organom nagrań z monitoringu wizyjnego w celach dowodowych. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się w szczególności na podstawie: ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze, Statutu Spółdzielni,
Okres przechowywania	Państwa dane będą przechowywane przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami przez Administratora, nie dłużej niż 20 lat od dnia likwidacji Spółdzielni w przypadku danych ujawnionych w rejestrze członków.
Odbiorcy danych osobowych	Dane osobowe będą przekazywane odbiorcom danych osobowych, którzy wskażą podstawę prawną i interes prawny takim jak sądy, prokuratura, Policja, oraz podmiotom świadczącym na rzecz Spółdzielni usługi na podstawie zawartych umów i umów o powierzenie danych, tj. np. firmom zatrudniającym gospodarzy domów, kancelariom prawnym, dostawcom internetu i oprogramowania oraz innym firmom informatycznym obsługującym Spółdzielnię, Państwa dane nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych	Każdy ma prawo do żądania od Administratora dostępu do własnych danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. W przypadku danych pozyskanych na podstawie zgody członek Spółdzielni ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Każdy ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego,tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2 00-193.
Administrator nie będzie podejmował wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
Dodatkowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych znajdą Państwo na stronie internetowej smbarycz@post.pl w zakładce RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA W PRZYPADKU OTRZYMANIA DANYCH OD OSÓB INNYCH NIŻ DANE DOTYCZĄ

Zgodnie z art. 14 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE informujemy:
a) W przypadku osób, które posiadają spółdzielcze własnościowe prawa do lokali Spółdzielnia przetwarza dane zawarte w aktach notarialnych, które zgodnie z art. 172 ust 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, notariusze przesyłają do Spółdzielni.
b) Spółdzielnia otrzymuje dane osobowe od Komorników we wnioskach o udostępnienie danych dłużników.
c) Spółdzielnia otrzymuje dane osobowe z Sądów w związku z prowadzonymi postępowaniami sądowymi oraz realizacją prac na cele społeczne przez osoby wskazane przez Sąd.
d) Spółdzielnia otrzymuje dane osobowe z Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w związku z realizacją przez tą instytucję pomocy socjalnej.
e) Spółdzielnia może otrzymywać dane z innych organów i instytucji publicznych w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

Możemy także pozyskiwać dane ze źródeł powszechnie dostępnych takich jak:

strona internetowa firmy w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w celach kontaktowych), czy z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (w celu weryfikacji informacji podanych przez Państwa, wyłącznie w zakresie tam wskazanym),

Informujemy, że Administratorem Państwa danych osobowych otrzymanych od w/w wymienionych podmiotów jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Barycz” w Miliczu, adres: Kopernika 29,
Kategorie danych osobowych, które Spółdzielnia otrzymuje :
a) od notariuszy : imię i nazwisko, adres lokalu, pesel, numer dowodu osobistego, imię matki i ojca, numer aktu notarialnego, numer księgi wieczystej i inne dane zawarte w akcie notarialnym dotyczące lokalu będącego przedmiotem obrotu,
b) od Komorników Spółdzielnia otrzymuje następujące dane: sygnatura sprawy sądowej/postępowania egzekucyjnego, dane wierzyciela, imię i nazwisko dłużnika, adres dłużnika, numer dowodu osobistego, pesel, NIP, imiona rodziców, data urodzenia.
c) od Sądów Administrator otrzymuje następujące dane: wszystkie informacje, które są dołączone przez strony przeciwne postępowania sądowego (np. dochody, informacje o toczących się postępowaniach spadkowych, informacje o stanie zdrowia, informacje o zameldowaniu, dane adresowe spadkobierców, i inne dane w toku toczących się spraw)
d) od Sądów w przypadku skierowania skazanych do wykonania prac na cele społeczne, otrzymujemy: imię i nazwisko, imiona rodziców, adres zameldowania, sygnaturę sprawy, wyrok skazujący i zawarte w nim dane, decyzję w przedmiocie określenia rodzaju, miejsca i terminu rozpoczęcia pracy i zawarte w niej dane.
e) z urzędu stanu cywilnego w przypadku wnoszenia spraw o nabycie praw do spadku otrzymujemy: akty zgonu, akty małżeństwa,
f) z MOPS-u Spółdzielnia otrzymuje informację: ilości osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego, wysokości dochodu przypadający na 1 osobę w gospodarstwie domowym , wysokość dodatku mieszkaniowego,

Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu:
a) realizacji przepisów dotyczących zarządzania nieruchomościami na podstawie Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, Ustawy Prawo Spółdzielcze, Statutu Spółdzielni i wewnętrznych regulaminów.
b) dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami
c) Przetwarzanie danych odbywać się będzie także w celach archiwalnych, zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.) oraz aktami wykonawczymi, wydanymi na jej podstawie wewnętrznym Regulaminie.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. c oraz przepisy prawa regulujące działalność spółdzielni, w szczególności ustawa z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, ustawa z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze, Statut Spółdzielni.
b) art. 6 ust. 1 lit. f w zakresie dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami.

Okresy przetwarzania danych:
a) Akty notarialne otrzymane od notariuszy Spółdzielnia przechowuje w okresie niezbędnym do realizacji obowiązku wynikającego z zarządzania nieruchomością , a następnie w celach archiwalnych jako historia własności lokalu.
b) Dane uzyskane od Sądów, Urzędu Stanu Cywilnego oraz innych instytucji i organów przetwarzamy przez okres trwania postępowania, a następnie w celach archiwalnych (zgodnie z przepisami prawa lub wewnętrznym Regulaminem)
c) Dane uzyskane od MOPS-u przetwarzamy w okresie 6 lat.

Odbiorcami Państwa danych osobowych będą podmioty, którym Spółdzielnia powierzyła przetwarzanie danych w związku z realizacją: usług informatycznych, inne firmy, którym w związku z realizacją umowy głównej zostaną powierzone Państwa dane, a także inne podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Posiadają Państwo: prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Przysługuje państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (00-193), przy ul. Stawki 2.

Przetwarzane przez Spółdzielnię dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji , w tym profilowaniu.